Estudo de caso · Product Design · Ferramenta interna B2B
Ewally Backoffice, o redesenho do portal interno
Transformar um portal administrativo defasado e "engessado" na ferramenta de trabalho diária de quem faz uma fintech funcionar: operações, compliance, jurídico e financeiro.
O contexto
O Backoffice é o portal usado pelos colaboradores da Ewally nas áreas de operações, compliance, jurídico e financeiro. É por ele que a empresa gerencia contas, saldos, extratos, aprovações e obrigações regulatórias, ou seja, a operação interna que sustenta o produto que o cliente vê.
O problema: o portal já estava muito defasado e sem recursos básicos para apoiar quem o usa todos os dias. Buscar informação dava trabalho, os extratos travavam e o layout era descrito pelos próprios operadores como "engessado" e "arcaico". Cada tarefa simples custava cliques e abas a mais.
Descoberta: 6 entrevistas, 4 áreas
O objetivo era claro: ouvir quem usa o portal para identificar problemas, necessidades e riscos de segurança, e usar isso como base do novo Backoffice. Analisei as transcrições de 6 entrevistas com pessoas das equipes de Jurídico, Compliance, Operações e Financeiro. Os percentuais abaixo são sobre o total de entrevistas que citaram cada ponto.
Como o portal é usado
Além desses usos centrais, apareceu uma cauda longa de tarefas especializadas por área: depósitos judiciais, integração com o STA (envio de CADOCs ao Banco Central), notificações, visualização de infrações, ajuste de saldos, processamento de tickets e receitas de cartão, o novo módulo SVR (devolução de saldos) e pagamentos. Cada área usa o portal de um jeito, e o mesmo layout tentava servir a todas.
As dores de usabilidade
As frustrações se repetiram entre as áreas e se agruparam em sete temas:
- Busca ineficiente (50%). Falta de filtros robustos na busca de clientes e extratos, e a busca não mostra dados completos (nome, chave Pix), o que obriga a navegar por várias telas para achar uma informação.
- Lentidão e travamentos (50%). Extratos de clientes com muitas transações demoram a carregar, e o sistema trava ao lidar com grandes volumes de dados.
- Extratos problemáticos (33%). Erros ao trocar datas e na exibição, além de uma extração pouco clara e com informações de subsídio desnecessárias.
- Interface arcaica. Layout pouco informativo, "engessado" e "arcaico", com campos redundantes e falta de clareza que dificultam a navegação.
- Fluxo ineficiente. Necessidade de abrir várias abas para consultar informações diferentes e ausência de histórico de casos por cliente, o que atrapalha o acompanhamento.
- Problemas de acesso. Bloqueios de IP, problemas de senha e múltiplas contas para o mesmo usuário.
- Funcionalidades essenciais faltando. Sem exportar extrato em PDF com cabeçalho e logo da empresa, e sem um campo para copiar usuário e conta.
“Alguns o consideram tranquilo e eficiente para o dia a dia; outros o veem como desatualizado, pouco funcional, engessado e arcaico.”
Síntese do sentimento geral nas entrevistas
Da escuta às prioridades
Com os achados na mão, cruzei frequência (quantas áreas sentiam a dor) com impacto no trabalho diário. O que era transversal e travava tarefas centrais foi para o topo; o que era específico de uma área virou módulo dedicado.
- Busca que resolve. Filtros robustos (valor, tipo de transação, data) e resultados já com nome, chave Pix e dados de agência e conta, para acabar com o vai e volta entre telas.
- Extratos rápidos e claros. Carregamento que aguenta grande volume e exportação em PDF com cabeçalho e logo, para formalidade e segurança.
- Centralização. Reunir os dados do cliente em um só lugar, integrando o portal a outros sistemas e à plataforma de tickets.
- Segurança e rastreabilidade. Segregação de acesso por área, 2FA configurável e campo de justificativa obrigatório para auditoria.
- Atritos pequenos, ganho diário. Campo para copiar usuário e conta, tempo de expiração de sessão configurável e processamento simultâneo de quebras de sigilo.
Os protótipos foram feitos direto em alta fidelidade, usando o novo Design System da Ewally, o Blu, o que deixou as telas prontas para desenvolvimento e consistentes desde o primeiro rascunho.
Antes e depois
Login. O antigo era um formulário solto, sem recuperar senha nem mostrar o que foi digitado. O novo entra na identidade do Backoffice (Blu): mostrar e ocultar senha, "esqueci a minha senha" e um visual limpo e confiável, coerente com uma ferramenta que lida com dados sensíveis.
Home. A antiga jogava o operador direto num formulário de "Buscar cliente", com um menu lateral longo e cheio de itens desiguais (Marketplace, Câmbio, Listas Restritivas, STA, Agente...). A nova abre com uma saudação, busca global no topo, notificações e cards de acesso rápido para as tarefas mais frequentes, sobre um menu enxuto e organizado por função.
Módulos novos, que o portal antigo não tinha
Parte do trabalho foi criar do zero recursos que simplesmente não existiam e que a pesquisa mostrou serem necessários:
- Dashboard. Uma visão geral logo na entrada, no lugar de cair direto num formulário.
- Notificações. Central para acompanhar avisos de usuários e Pix, antes espalhados ou inexistentes.
- SVR. Módulo dedicado para devolução de saldos, uma tarefa que não tinha lugar próprio.
- Gestão e controle de usuários. Administração de acessos com segregação por área, base da agenda de segurança.
Segurança e controle de acesso
Num portal que dá acesso a dados financeiros e protegidos, segurança não é um detalhe, é requisito. As entrevistas trouxeram preocupações concretas, que viraram decisões de design:
- Segregação de acesso. Módulos específicos por área, para que cada pessoa veja só o que precisa.
- Fim dos campos de texto livre. Reduzir entrada solta que abre brecha para erro e vazamento.
- Liberação de IP revista. A liberação por Slack era considerada insegura e precisava de um fluxo próprio e auditável.
- Dados sensíveis sob controle. Rever quem acessa o relatório de Compliance e quem pode exportar extratos.
- 2FA configurável. Ajustar a frequência da autenticação de dois fatores ao contexto de uso.
- Justificativa obrigatória. Ações no sistema pedem um motivo, de preferência pré-definido, para facilitar auditoria e rastreabilidade.
Status e próximos passos
Este é um projeto em desenvolvimento. As telas e a estratégia já estão entregues; a implementação segue em andamento.
Como ainda não está em produção, não há métricas de resultado para mostrar, e prefiro ser honesto sobre isso a inventar número. O que posso afirmar é o trabalho de design em si: a pesquisa, a síntese, a priorização e os protótipos de alta fidelidade no Design System Blu foram conduzidos e entregues por mim, como UX/UI designer do projeto.
Vamos conversar sobre esse projeto?
Posso mostrar o processo completo e as telas em mais detalhe numa conversa.